Fax Out คืออะไร? แปลคำบนตรายางสำนักงาน 15 คำ ใช้ตอนไหน

เวลาเปิดแฟ้มเอกสารในออฟฟิศ เรามักเจอตรายางภาษาอังกฤษสีแดงหรือน้ำเงินปั๊มอยู่มุมกระดาษ เช่น FAX OUT, ENTERED หรือ RECEIVED คำเหล่านี้ไม่ใช่แค่ของตกแต่ง แต่เป็นสัญญาณบอกสถานะเอกสารให้คนถัดไปรู้ทันทีว่าเอกสารฉบับนี้ผ่านขั้นตอนไหนมาแล้ว บทความนี้รวม 15 คำที่ร้านเราทำให้ลูกค้าสำนักงานบ่อยที่สุด พร้อมความหมาย จังหวะที่ควรปั๊ม และวิธีเลือกตรายางให้เหมาะกับงาน

Fax Out คืออะไร

Fax Out แปลตรงตัวว่า "แฟกซ์ออก" ใช้ปั๊มบนเอกสารที่ส่งแฟกซ์ออกไปให้ผู้รับเรียบร้อยแล้ว จุดประสงค์หลักคือกันไม่ให้พนักงานคนอื่นหยิบเอกสารฉบับเดิมไปส่งซ้ำ และเป็นหลักฐานว่าเอกสารออกจากสำนักงานไปแล้วเมื่อไหร่

ตรายาง Fax Out ที่ใช้งานจริงส่วนใหญ่จะมีช่อง By (ผู้ส่ง) และ Date (วันที่ส่ง) ให้เขียนกำกับ บางสำนักงานเพิ่มช่องเวลาหรือเลขหน้าที่ส่งด้วย ถ้าต้องการช่องแบบนี้สามารถสั่งทำตามแบบฟอร์มของบริษัทได้ หรือเลือกแบบสำเร็จรูปได้ที่ ตรายางหมึกในตัวคำว่า FAX OUT

แม้ปัจจุบันหลายองค์กรเปลี่ยนไปส่งอีเมลแทนแฟกซ์ แต่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ โรงพยาบาล และหน่วยงานราชการหลายแห่งยังใช้แฟกซ์อยู่ เพราะถือเป็นเอกสารที่มีหลักฐานการส่งชัดเจน ตรายาง Fax Out จึงยังขายได้ต่อเนื่อง ส่วนเอกสารที่รับเข้ามาทางแฟกซ์ จะใช้คำคู่กันคือ Fax In หรือ Received

ตารางแปลคำบนตรายางสำนักงาน 15 คำ

ตารางนี้เรียงตามลำดับการไหลของเอกสารในสำนักงาน ตั้งแต่ส่งออก รับเข้า บันทึก อนุมัติ ไปจนถึงเก็บเข้าแฟ้ม กดลิงก์ในคอลัมน์สุดท้ายเพื่อดูแบบสำเร็จรูปที่พร้อมส่ง

คำที่บอกว่าเอกสารเดินไปถึงไหนแล้ว

Received และ Entered ต่างกันอย่างไร

สองคำนี้คนสับสนบ่อยที่สุด Received แปลว่า "ได้รับแล้ว" ใช้ตอนเอกสารหรือพัสดุมาถึงโต๊ะเรา ส่วน Entered แปลว่า "บันทึกแล้ว" ใช้หลังจากคีย์ข้อมูลในเอกสารเข้าระบบ ลงสมุดบัญชี หรือลงโปรแกรมสต็อกเรียบร้อย

ตัวอย่างในฝ่ายบัญชี ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์จะถูกปั๊ม Received พร้อมวันที่ตอนรับเข้า จากนั้นเมื่อพนักงานบัญชีคีย์ยอดเข้าระบบแล้วจึงปั๊ม Entered เพิ่ม ทำให้หัวหน้าเห็นได้ทันทีว่าใบไหนยังค้างคีย์ ลดปัญหาบันทึกซ้ำหรือหลุดบันทึก ดูแบบสำเร็จรูปได้ที่ ตรายาง RECEIVED และ ตรายาง ENTERED

Approved, Rejected และ Response Required

กลุ่มนี้ใช้ในขั้นตอนตรวจและอนุมัติ Approved คือผ่านการอนุมัติ Rejected คือไม่ผ่านหรือถูกตีกลับให้แก้ไข ส่วน Response Required ใช้บอกผู้รับว่าต้องตอบกลับหรือดำเนินการบางอย่าง ไม่ใช่แค่รับทราบ

สำนักงานที่มีเอกสารเข้าออกวันละหลายสิบฉบับนิยมใช้คู่กับช่องลงชื่อและวันที่ เพื่อให้ย้อนดูได้ว่าใครเป็นคนอนุมัติหรือตีกลับ

คำที่บอกสถานะเงินและการยกเลิก

Paid แปลว่าชำระแล้ว ส่วน Unpaid แปลว่ายังไม่ชำระ ใช้ปั๊มบนใบแจ้งหนี้และบิลเพื่อแยกกองเอกสารที่ต้องตามเก็บเงิน ร้านค้าที่ออกบิลภาษาไทยมักเลือกแบบ ตรายางชำระเงินแล้ว พร้อมช่องกรอก ส่วนบริษัทที่มีคู่ค้าต่างชาติใช้แบบภาษาอังกฤษ เช่น ตรายาง UNPAID

Cancelled กับ Void ดูคล้ายกันแต่ใช้ต่างกัน Cancelled ใช้กับรายการหรือคำสั่งที่ถูกยกเลิก เช่น ใบสั่งซื้อที่ลูกค้าขอยกเลิก ส่วน Void ใช้กับเอกสารที่เป็นโมฆะไปแล้ว เช่น เช็คที่เขียนผิดหรือใบเสร็จที่ต้องออกใหม่ ทั้งสองคำควรปั๊มให้เห็นชัดกลางเอกสาร เพื่อไม่ให้มีใครนำไปใช้ต่อ ดูแบบได้ที่ ตรายาง CANCELLED

Original, Copy และ Office Copy ใช้แยกฉบับเอกสาร

เมื่อเอกสารหนึ่งชุดมีหลายฉบับ ต้องปั๊มบอกให้ชัดว่าแผ่นไหนเป็นฉบับจริง Original คือต้นฉบับ Copy หรือ Duplicate คือฉบับทำซ้ำ และ Office Copy คือฉบับที่สำนักงานเก็บไว้เอง ไม่ได้ส่งให้ลูกค้า

การแยกฉบับแบบนี้สำคัญมากกับใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และสัญญา เพราะเวลาตรวจสอบย้อนหลังจะรู้ทันทีว่าแผ่นไหนใช้เป็นหลักฐานได้ ดูแบบได้ที่ ตรายาง ORIGINAL และ ตรายาง OFFICE COPY ส่วนสำเนาเอกสารราชการที่ต้องเซ็นรับรอง อ่านเพิ่มได้ในบทความ ตรายางรับรองสำเนาถูกต้อง

Urgent และ Confidential ใช้เรียกความสนใจ

Urgent แปลว่าด่วน ใช้กับเอกสารที่ต้องจัดการก่อนกองอื่น ส่วน Confidential แปลว่าลับ ใช้กับเอกสารที่เปิดอ่านได้เฉพาะผู้เกี่ยวข้อง เช่น เงินเดือน สัญญา หรือข้อมูลลูกค้า ควรปั๊มทั้งบนตัวเอกสารและหน้าซองเพื่อให้คนส่งเอกสารรู้ตั้งแต่ยังไม่เปิด ดูแบบได้ที่ ตรายาง URGENT และ ตรายาง CONFIDENTIAL พร้อมช่อง By และ Date

เลือกสีหมึกและตำแหน่งปั๊มให้อ่านง่าย

ไม่มีกฎตายตัวเรื่องสีหมึก แต่สำนักงานส่วนใหญ่ใช้หลักเดียวกันเพื่อให้มองแวบเดียวรู้เรื่อง

• สีแดง ใช้กับคำที่ต้องสะดุดตา เช่น Urgent, Confidential, Rejected, Cancelled และ Void
• สีน้ำเงิน ใช้กับคำบอกสถานะทั่วไป เช่น Received, Entered, Approved และ Fax Out เพราะแยกจากตัวหนังสือสีดำที่พิมพ์มาได้ชัด
• สีดำ เหมาะกับเอกสารที่ต้องถ่ายสำเนาต่อ เพราะติดชัดที่สุดเมื่อถ่ายเอกสารหรือสแกน

ตำแหน่งที่ดีที่สุดคือพื้นที่ว่างมุมขวาบนของหน้าแรก ห้ามปั๊มทับตัวเลข ลายเซ็น หรือตราบริษัท เพราะจะทำให้เอกสารอ่านไม่ออกและอาจถูกตีกลับ ถ้าตรายางมีช่องลงชื่อและวันที่ ให้เขียนด้วยปากกาลูกลื่นหลังหมึกแห้งประมาณ 2–3 วินาที

ตรายางสำเร็จรูปหรือสั่งทำ แบบไหนเหมาะกับคุณ

ถ้าต้องการคำมาตรฐานตามตารางด้านบน แบบสำเร็จรูปจะเร็วและประหยัดที่สุด เลือกได้จาก หมวดตรายางข้อความสำเร็จรูป แต่ถ้าต้องการใส่ชื่อบริษัท ช่องลงชื่อหลายช่อง หรือรวมหลายคำไว้ในตรายางเดียว แนะนำให้สั่งทำตรายางออนไลน์ตามแบบของคุณเอง ราคาเริ่มต้น 150 บาท

สำหรับงานที่ต้องลงวันที่ทุกครั้ง เช่น Received หรือ Fax Out ที่ปั๊มวันละหลายสิบแผ่น ตรายางวันที่แบบหมุนเลขได้จะช่วยประหยัดเวลาเขียนวันที่ด้วยมือ ดูรุ่นต่าง ๆ ได้ที่ ตรายางวันที่ และถ้าใช้ปั๊มเยอะ ควรเลือกตรายางหมึกในตัว เพราะไม่ต้องใช้แป้นหมึกแยก ปั๊มได้ต่อเนื่องและเติมหมึกเองได้

ร้านตรายาง Trayang ผลิตด้วยเลเซอร์ ตัวอักษรคมชัดแม้เป็นภาษาอังกฤษตัวเล็ก ยืนยันแบบแล้วร้านแจ้งคิวผลิตและวันจัดส่งตามคิวงานจริง กรุงเทพฯ มีส่งด่วนผ่าน Grab (ลูกค้าจ่ายค่าส่งตามระยะทาง) ต่างจังหวัดส่งไปรษณีย์ไทย / Flash โดยทั่วไป 1–3 วัน